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20 – 40 – 40 – Jour fixe und andere Lessons learnt als Selbständige

Wenn man sich selbständig macht, gibt es viele Dinge, die man lernen sollte. Was ist das mit der Buchhaltung, welche Steuern muss man zahlen usw. Was man dabei nie aus den Augen verlieren sollte, ist die Persönlichkeit des Gründenden. Alle Formalien und viele tolle Tipps bekommst du beim Gründungscoaching, keine Frage und dafür bin ich bis heute sehr dankbar. Aber irgendwann stellt man fest, erst recht, wenn es gut läuft, wo man seine eigenen kleinen Fiaskos provoziert.

Meine zwei Punkte sind dabei NEIN-Sagen und ZEITMANAGEMENT. Ich konnte schlecht nein sagen, erst recht nicht, wenn der Kunde nett und das Thema spannend waren. Dadurch habe ich viel zu viele Stunden gearbeitet und hatte zu wenig Zeit für Erholung. Wenn dann noch auf der privaten Ebene etwas passiert, was dich überraschend aus der Bahn wirft, eine Trennung im engsten Umfeld, ein Todesfall oder auch „nur“ eine hartnäckige Erkältung oder oder, dann kommt man in Teufels Küche.

Hier nun zwei Tipps, die ich nach wie vor als wirklich hilfreich empfinde und die ich gerne weiter geben würde:

Jour fixe

Ist man als Solopreneur unterwegs, hat man natürlich seine Deadlines mit Kunden. Die sind gesetzt, kein Thema. Aber man hat auch reichlich Dinge auf der eigenen ToDo Liste, die man für sich oder sein Unternehmen abarbeiten muss und diesen Dingen fallen in den Prioritäten meist nur die undankbaren, hinteren Plätze zu. Ich rede von neue Visitenkarten entwerfen; Dinge besorgen, die man nicht super dringend braucht, aber die das Leben schon einfacher machen würden; einarbeiten in die neue App, die wohl sehr toll sein soll; Kundendatenbank pflegen, eine Liste interessanter Events oder Netzwerke anlegen; auf der Webseite Aktualisierungen machen und derlei mehr. Was wir am Anfang regelmäßiger gemacht haben, aber aus guten Grund gerade wieder mehr in den Fokus setzen, ist ein JOUR FIXE. Ein Nachmittag an dem wir (zunächst drei inzwischen vier Menschen, die sich gut kennen, ehrlich miteinander sind und alle im Gründungszirkus unterwegs sind) uns treffen (ca. alle 2 Monate) und über diese drei Punkte reden:

So schaffen wir Verbindlichkeiten nicht nur gegenüber uns selbst, sondern auch noch gegenüber anderen. „Bis zum nächsten Jour fixe will ich … erledigt haben!“ Mir hilft das und den anderen auch.

Meine zweite Baustelle ist ZEITMANAGEMENT

Wenn man jahrelang angestellt war und schon lange im vorhinein wusste, was man wann erledigen musste, dass man irgendwann Feierabend hat und das das Geld am Ende des Monats, das ist, was man auf den Kopf hauen kann, ist das Leben in vielerlei Hinsicht planbarer. Einer meiner Fehler war, dass ich die Zeit, die mir zur Verfügung stand, nur voll mit Aufträgen gepackt habe. Ich bin teilweise in einer Woche an drei Orten gewesen mit Übernachtungen und Aktionen bei denen ich von einem Job direkt zum nächsten durchgefahren bin. Das geht ein Jahr gut, vielleicht auch zwei, aber dann stellt man fest, dass man sehr vieles hat Schleifen lassen, was für eine erfolgreiche Gründung auch noch wichtig ist. Schlicht, weil die Zeit fehlte.

20 40 40

Was mich aus diesem Teufelskreis gerettet hat, ist der wertvolle Ratschlag einer sehr wichtigen Freundin. Die hatte mal die Methode 20 40 40 über die Autoren Förster & Kreuz kennengelernt. Okay, bei denen heißt die Methode 40 40 20. Aber da für mich die 20% der Knackpunkt sind, habe ich sie nach vorne geholt. Denn diese drei Zahlen waren ein echter Augenöffner und sind für mich der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement. Was sich dahinter verbirgt:

20% seiner Tätigkeit (bei einer 5 Tage-Woche also 1 Tag) sollte man für administrativen Kram verwenden. Also alles was so an Buchhaltung, Termine planen, Reisen organisieren etc. ansteht. Bei mir gehören hier hinein auch viele der Dinge, die ich mir bei unserem Jour fixe aufschreibe.

40% sind für Konzeptionelles, also Ideen entwickeln, Dinge lernen und Projekte ausserhalb der eigentlichen Kundenarbeit

40% sind für die Aufträge vom Kunden

Für mich macht es Sinn und die Administrativen Dinge habe ich immer viel zu klein angesetzt. 1 Tag pro Woche war das bei mir nie. Seit ich das weiß und verinnelicht habe, klappt es besser und ich schaffe es nun sogar wieder Blogbeiträge zu schreiben :).

4 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Tanja,
    Sehr schöner Artikel. Ich habe ähnliches für mich festgestellt. Man denkt schnell immer nur „in Aufträgen“ und vernachlässigt den organisatorischen Teil total.
    Man muss sich wirklich einmal bewußt werden, wieviel Zeit dieser Part benötigt… und ihm das dann auch zugestehen.

    Für mich habe ich festgestellt, dass ich Morgens eine „heilige“ Arbeitszeit habe, in der das erledigt wird, was die meiste Kreativität oder Konzentration verlangt. Die Zeit danach wird mit Ausarbeitung, Routine oder Bürokram genutzt. Aber mehr nach dem Prinzip, was gerade anfällt. Das ganze prozentual aufzuteilen finde ich super, ich kannte bisher nur die allgemeine 60% 40% Regel. Die 60% nochmal zu unterteilen finde ich sehr sinnvoll.
    Gerade wenn dieser Teil vernachlässigt wird, hat man immer das Gefühl, man hechtet hinterher.

    So, ich geh dann mal meine Stunden aufteilen😉

    Liebe Grüße
    Petra

    Antworten

    • Danke Petra,

      Ich denke es geht vielen so und eigentlich ist die Lösung fast banal. Man muss sie eben nur kennen. viel Spaß beim Zeit aufteilen 🙂

      Liebe Grüße
      Tanja

      Antworten

  2. Hallo Tanja,
    wie Recht Du hast! Ich habe in meinem Existenzgründungsseminar damals auch diese Einteilung erzählt bekommen und habe das abgetan in der Überzeugung, dass der Zeitanteil für Administratives viiiiiieeeeel zu groß bemessen wurde – aber Pustekuchen! Ich lerne auch gerade, dass ich dem viel mehr Platz in meinem Organisationsalltag einräumen muss, weil ich sonst ständig unerledigte Dinge auf der Agenda habe, die dadurch wiederum Stress erzeugen. Also: Fröhlich umplanen!
    LG
    Patricia

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    • Liebe Patricia,

      Wahrscheinlich ist bei mir auch noch das Problem damit verknüpft, dass ich nicht wirklich viel Spaß an diesem Adminzeug habe 🙂

      Aber das geht wahrscheinlich den meisten so. Schön zu hören, dass du mit der Selbständigkeit gut vorwärts kommst. Treffen werden dadurch wahrscheinlich aber noch schwieriger;(

      Erstmal einen guten Start in die Woche, bin auf dem Weg zu einem Lehrauftrag an der Uni Hannover.
      Liebe Grüße auch an Christian
      Tanja

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